O serviço automatizado é um conceito que pode solucionar diversos problemas no seu negócio. É um grande aliado para alavancar seu desenvolvimento, já que a automação faz com que sua equipe seja otimizada e torna os procedimentos mais eficientes.
Seja qual for o segmento ou porte da sua organização, é importante utilizar a automação para garantir a sobrevivência do seu negócio a longo prazo.
Neste conteúdo você entenderá melhor o que é um serviço automatizado, quais são os benefícios dessa tecnologia e como implementá-la na prática.
Acompanhe!
O que é serviço automatizado?
Nada mais é do que automatizar os processos da empresa, aplicando tecnologias para que as atividades rotineiras se tornem mais ágeis, seguras e padronizadas. O serviço automatizado pode ser aplicado em vários procedimentos e áreas. O objetivo principal é minimizar a quantidade de tarefas realizadas manualmente pelos seus colaboradores.
Na prática, são adotadas soluções que executam tarefas de forma autonôma – ou seja, sem precisar que uma pessoa manuseie a ferramenta. O que ajuda o time no seu dia a dia e os gestores na administração do negócio.
Graças a essas soluções, você terá diversos benefícios para sua competitividade, como: aumento de produtividade, diminuição de erros e falhas, aumento dos lucros, melhora da tomada de decisão etc.
Cada vez mais empresas estão se transformando digitalmente para automatizar seus processos e, em 2022, se tornou prioridade para 70% dos gestores brasileiros. Por isso, esse tipo de modernização é fundamental para manutenção da competitividade de qualquer organização atualmente. Até mesmo em segmentos que são considerados mais tradicionais e manuais.
Quais as vantagens do serviço automatizado para uma empresa?
Os benefícios aparecem de variadas formas, do Financeiro até as tarefas feitas pelo pessoal no campo prático. Vamos falar melhor sobre as vantagens do serviço automatizado agora. Acompanhe!
Gestão mais segura e eficaz
Soluções especializadas integrarão as áreas do negócio, o que resultará em uma visão ampla dos processos aos líderes. Além disso, essa tecnologia cria relatórios, planilhas e gráficos precisos da situação da organização. Assim você terá mais transparência sobre os processos corporativos.
Esses dados são coletados automaticamente e elaborados em tempo real. Portanto, não será preciso delegar profissionais somente para essa atividade.
No fim, as tomadas de decisões serão mais rápidas, assertivas e vantajosas para a empresa, pois serão baseadas em informações reais e concretas.
Aumento de produtividade
Várias operações que são consideradas manuais e burocráticas serão delegadas para sistemas com inteligência artificial (IA). Assim, sua equipe direcionará seus esforços para atividades desafiadoras e estratégicas, como criação de planejamentos, atendimento ao cliente, entre outras.
A ocorrência de falhas humanas também será minimizada, diminuendo a quantidade de retrabalhos ou revisões pela sua equipe.
Atividades burocráticas são cansativas e estressantes, mas quando elas são feitas por computadores os colaboradores passam a ser uma melhor qualidade de vida no ambiente de trabalho. Esse fato gera maior satisfação do pessoal e diminui a taxa de turnover (rotatividade de funcionários).
Minimização dos custos
A automação reduz o uso de materiais físicos, como papel, impressão, canetas, armários, pastas, entre outros. Sua infraestrutura também será mais enxuta, especialmente se o sistema opera em nuvem.
Entretanto, a maior parte da redução de custos está atrelada à otimização, pois serão necessários menos funcionários para que a empresa faça suas atividades. Nesse caso, os colaboradores que eram destinados às operações burocráticas poderão ser remanejados para funções que geram mais valor ao negócio.
Otimização dos processos
O serviço automatizado realiza um grande número de atividades em um curto espaço de tempo, o que significa que as tarefas burocráticas serão finalizadas rapidamente ou até mesmo instantaneamente.
Por exemplo, você não precisará aguardar dias, semanas ou até meses para receber um relatório de gestão. Ele gerado imediatamente pelo sistema implantado.
Padronização de processos
Os resultados das atividades variam muito quando são realizados por diferentes pessoas. Isso gera confusões e refações desnecessárias. O serviço automatizado padronizará as tarefas e você irá conseguir eliminar discrepâncias, incoerências e falhas na realização de tarefas.
Como implementar a prática de serviço automatizado em uma empresa?
A automação gera muitas transformações na rotina do negócio, o que torna crucial a aplicação de algumas técnicas específicas durante o processo. Veja agora um passo a passo para conseguir implementar um serviço automatizado em sua empresa.
Estruture um planejamento
Assim como qualquer outra mudança impactante, é importante que essa implementação seja planejada. Os principais tópicos que devem estar presentes no plano são:
- Objetivos e metas: o que se busca atingir com o serviço automatizado a curto, médio e longo prazo;
- Cronograma: estipule a datas para o início e conclusão de cada etapa do processo;
- Time responsável: defina os líderes e colaboradores responsáveis pelo projeto;
- Plano de ação: são as medidas tomadas para automatizar os processos (adoção do sistema automatizado).
- Indicadores-chave de performance (KPIs): são as métricas que serão usadas para verificar os resultados da automação.
Mapeie os processos
Mapear os processos é o ato de identificar todos os fluxos, etapas e objetivos dos processos internos de uma organização. Esse mapeamento é relevante para que você defina quais tarefas serão automatizadas, como ela se interligará com as demais, quais colaboradores precisarão ser realocados e até mesmo pontos de melhoria.
Para isso, crie um fluxograma (representação visual) das atividades atuais e elabore uma versão de como elas serão alteradas com a adoção do serviço automatizado.
Transforme a cultura da empresa
Todos os colaboradores devem estar abertos para a modernização da empresa. Por isso, tome medidas para transformar a cultura organizacional e direcioná-la à inovação. Você deve alinhar esse processo com os demais líderes, fazendo reuniões para explicar as vantagens da automação, mudança da política interna, entre outras medidas.
Aplique as mudanças
Nessa fase é implantada a tecnologia no campo prático. Mas, para que todas as tecnologias sejam vantajosas para seu negócio, é essencial contar com um parceiro tecnológico que ofereça soluções únicas e desenhadas especialmente para atender suas necessidades.
Também é importante considerar a utilização de nuvem, que facilita todo o processo de implementação e adoção do time. Além disso, traz outros benefícios, como mobilidade, mais economia, facilidade e segurança.
Monitore os resultados
Por fim, acompanhe as mudanças para saber se os objetivos previstos no seu planejamento serão alcançados. Normalmente a própria solução adotada coleta dados e os aplica em KPIs que apontam os resultados conquistados, facilitando todo o acompanhamento.
Deixar de aproveitar do serviço automatizado já não é uma estratégia viável, visto que a automação proporciona muitas vantagens que agregam à competitividade da empresa.
Mas você precisará ter um bom planejamento e, especialmente, ter soluções integradas e completas, como as oferecidas pela Loonar.
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